Het vertalen van een PDF-document: blijft de opmaak dan behouden?

Het komt bijna dagelijks voor: klanten sturen ons een PDF-document toe dat vervolgens vertaald moet worden in bijvoorbeeld Duits of Engels. Vaak verwachten klanten dat wij het PDF-document vertalen en dat ze vervolgens een vertaalde versie van hun PDF-document terugkrijgen. Lukt dit eigen wel?

Wat is een PDF-document eigenlijk? Een PDF-document is een publicatiebestand en is vergelijkbaar met een printdocument. Printdocumenten zijn normaliter niet aan te passen; dit maakt ze dus niet geschikt om direct te vertalen. Stel dat je een PDF-document zou willen bewerken en/of vertalen, dan moet het dus eerst omgezet worden naar een bewerkbaar bestandsformat zoals Microsoft Word.

Helaas kan het converteren van een PDF-document soms leiden tot (flinke) wijzigingen in de lay-out van het document waarbij niet alleen de tekst, maar ook het lettertype kunnen veranderen. Het geconverteerde document kan er daardoor heel anders uitzien dan het origineel. Dit komt natuurlijk niet professioneel over en kan niet worden gebruikt voor publicatiedoeleinden.

PDF-document vertalen? Hoe zorg je dat de opmaak behouden blijft.

Wil je dat de opmaak van het PDF-document behouden blijft na het vertaalproces? Dan maken we tijdens het vertaalproces graag gebruik van het originele document; normaliter is dit het bestand waarin het document in eerste instantie is gecreëerd. Stel dat je een brochure van een broedmachine voor de pluimveesector vertaald zou willen hebben naar het Duits, Engels en Frans, dan is de kans erg groot dat deze is gecreëerd in Adobe InDesign.

Normaliter wordt een InDesign-document opgeslagen als .idml; het nadeel is dat deze alleen te bekijken en bewerken is wanneer je beschikt over een vrij prijzige Adobe-licentie. Om het document toch toegankelijk te maken voor iedereen zonder Adobe-licentie, wordt het vaak opgeslagen als PDF-document; dit kan namelijk (bijna) iedereen openen.

De uitdaging in dit proces is vaak om toegang te krijgen tot het originele document: wie heeft dit gemaakt, waar kan ik het vinden en hebben we überhaupt toegang tot dit document?

Hoe kan ik het oorspronkelijke bestand verkrijgen?

In het vorige hoofdstuk hebben we beschreven dat de uitdaging vaak ligt bij het verkrijgen van het juiste en originele document. Wanneer je het originele document niet in je bezit hebt, dan moet je achterhalen wie het IDML-document heeft gemaakt en heeft omgezet naar een PDF-document. Wanneer je werkt binnen een team of bedrijf dat gebruik maakt van Dropbox of wanneer je het bestand zelf hebt aangeleverd, is de kans groot dat het originele bestand op jouw eigen computer staat.

Hieronder vind je enkele manieren om het originele bestand terug te vinden:

• Zoek het originele document op jouw computer of Cloud-omgeving van het bedrijf.
• Neem contact op met de maker van het originele document.

De maker van het originele document is vaak iemand van de afdeling marketing, communicatie of design, echter kan het ook iemand zijn van een extern (reclame)bureau. Hulp nodig bij het vinden van de maker van het originele bestand? De onderstaande tabel zou je een handje kunnen helpen.

Heb je het originele document van de juiste personen ontvangen? Dan kun je heel eenvoudig een offerte aanvragen bij professioneel vertaalbureau AgroLingua. Om een gratis en vrijblijvende offerte aan te vragen kun je onze offertemodule gebruiken op onze offertepagina. De projectmanagers van ons agrarisch vertaalbureau zorgen voor een correcte afhandeling; na vertaling ontvang je van ons een vertaald en proefgelezen .idml-document terug.

Indien gewenst kunnen wij het .idml-document ook aanleveren als PDF-document, echter is het gebruikelijk om het bestand in de extensie aan te leveren zoals wij die ook ontvangen hebben.

Wat is het proces voor het vertalen van het oorspronkelijke bestand?

Om .idml-documenten te vertalen, maken onze vertalers gebruik van RWS Trados Studio, een van de meest gebruikte CAT-tools in de vertaalsector. Dankzij de gebruiksvriendelijke interface van RWS Trados Studio kunnen onze native vertalers efficiënt en consistent werken; daarnaast zorgt de tool dat de opmaak niet per ongelijk aangepast wordt.

Conclusie: wil je een PDF-document laten vertalen? Probeer dan het originele document te zoeken en/of verkrijgen. Dankzij jouw effort kunnen onze vertalers sneller en efficiënter werken waardoor wij ook een gunstigere prijs kunnen aanbieden.