Succesvol internationaal zakendoen: zo pak je dat aan

Meertalige websites en gelokaliseerde brochures zijn belangrijk, maar nog geen garantie voor zakelijk succes in het buitenland. Je moet immers niet alleen op taalniveau laten zien dat je de cultuur en identiteit van een land begrijpt, maar ook door de manier waarop je met je buitenlandse klanten en partners omgaat. Nederland is een klein land met een lastige taal, dus ze verwachten veelal dat wij ons aan hen aanpassen. In dit hoofdstuk geven we je enkele tips om relaties uit Duitsland, Spanje en Italië voor je te winnen.

Duitsland

1. ‘Sei pünktlich’ (wees op tijd)

Duitsers staan bekend als de experts op het gebied van planning. Ze plannen graag elk project dat ze aangaan, omdat dit hen houvast en zekerheid geeft. Daarom hebben ze ook zo’n hekel aan mensen die hun afspraken niet nakomen, dus ook aan relaties die zonder tegenbericht een kwartier te laat komen. Dit maakt niet alleen een bijzonder slechte indruk, maar het kan toekomstige deals serieus in gevaar brengen. Verlies de tijd dus niet uit het oog!

2. ‘Sei gründlich’ (doe je huiswerk)

De spreekwoordelijke Duitse ‘Gründlichkeit’ ligt eigenlijk in het verlengde van de hierboven genoemde ‘Pünktlichkeit’. Ook dit hangt samen met de professionaliteit en zorgvuldigheid die bij Duitsers zo hoog in het vaandel staan. Bereid je dan ook goed voor op je afspraak en laat je deskundigheid zien met veel feiten en voorbeelden. Hetzelfde geldt voor je marketingmateriaal, dat er netjes uit moet zien en ook inhoudelijk een professionele indruk moet maken. Is dat niet het geval, dan voelen onze oosterburen zich al snel niet meer serieus genomen. En dat kan je een goede klant of een mooie opdracht kosten. Voorkom daarom onaangename verrassingen en schakel voor je communicatie liefst een Duitse moedertaalspreker in. Want als je eenmaal het vertrouwen van een Duitser hebt gewonnen, zul je dat niet snel meer verliezen.

3. Hou het formeel: ‘Siezen’ en niet ‘Duzen’

Hoewel dit langzaam maar zeker wat lijkt te veranderen, is de Duitse zakencultuur een stuk formeler dan die van ons. Hiërarchie speelt een belangrijkere rol en het proces van besluitvorming duurt doorgaans wat langer. Hou daar rekening mee in de benadering van je relaties, zeker bij het eerste contact. Spreek je Duitse zakenpartner altijd aan met ‘Sie’ en gebruik titels en achternamen, bijvoorbeeld ‘Herr Müller’, ‘Frau Merkel’ of ‘Herr Professor Doktor Schmidt’. Met formeel taalgebruik maak je op voorhand een goede indruk in Duitsland. Als de relatie eenmaal goed genoeg is om op ‘Du’ over te stappen, zal je relatie dit laten weten. Wacht dus op zijn of haar initiatief en stel zeker niet zelf voor om te gaan ‘duzen’!

4. Communicatie op papier

In tegenstelling tot Nederland hecht men in Duitsland nog altijd veel waarde aan communicatie op papier. Waar Nederlandse bedrijven hun pijlen meer en meer richten op online-marketing, SEO, e-books, social media en blogging, denken de Duitse marketeers daar nog net iets anders over. Duitsers denken en handelen traditioneler en zijn ongevoeliger voor trends vanuit Amerika. Toch waarderen Duitsers ook dat Nederlanders onconventioneel en ‘out of the box’ denken. Het is de kunst om daar de juiste balans in te vinden. Zorg er dus voor dat je altijd een papieren brochure bij je hebt, maar laat je Duitse zakenrelatie ook zien hoe innovatief je bent op het gebied van communicatie.

Spanje en Italië

1. Doe geen zaken in augustus

In Spanje en Italië is de maand augustus niet alleen een vakantiemaand, maar ook een feestmaand. Katholieke feestdagen als Maria Hemelvaart (15 augustus) worden alom gevierd en in veel dorpen vinden processies plaats. In Italië is Ferragosto (feriae Augusti = rust van Augustus) bovendien een van de belangrijkste feestdagen. Alle Italianen nemen dan een rustpauze en verlaten de steden om in eigen land naar zee of de bergen te gaan. De meeste kantoren, fabrieken, bedrijven en scholen zijn dan gesloten. Hou daar rekening mee als je zakendoet met deze landen.

2. Maak het persoonlijk

Italianen en Spanjaarden willen graag iemand persoonlijk leren kennen voordat ze tot zaken overgaan. Met een telefoontje of een e-mail ben je er dus nog niet. Zeker voor een eerste kennismaking is een uitgebreide zakenlunch of diner een uitstekende gelegenheid. Belangrijk daarbij is om niet direct over je werk te beginnen. Vertel eerst iets over jezelf, maar vermijd daarbij mogelijk gevoelige onderwerpen als religie of politiek. Zakelijke onderwerpen komen doorgaans pas bij de koffie aan bod. Zorg er verder voor dat je er netjes op staat en wees scheutig met complimenten, bijvoorbeeld over het eten. Hiermee kweek je veel goodwill.

3. Wees geduldig

Spanje is een traditioneel land, dat tijd nodig heeft als het gaat om veranderingen. Waar wij elke innovatie direct vol opportunisme omarmen, kijken Spanjaarden liever de kat uit de boom en vertrouwen ze niet iedereen op hun blauwe ogen. Deze risicomijdende aard zorgt ervoor dat zakendoen met Spanjaarden veel geduld en overtuigingskracht vergt. Ook hier is een goede persoonlijke relatie van essentieel belang. Wees je eveneens bewust van de sociale, culturele en politieke verschillen tussen de verschillende Spaanse regio’s en respecteer de plaatselijk gewoonten en tradities. Zo bouw je de vertrouwensrelatie op die je nodig hebt om succesvol zaken te doen in Spanje.

4. Maak je verstaanbaar

Hoewel het aantal Spanjaarden en Italianen dat een woordje over de grens spreekt toeneemt, beheerst nog geen 20% van de hoogopgeleiden het Engels. Maar zelfs als je een zakenpartner treft die zich wel verstaanbaar kan maken in deze wereldtaal, heb je een streepje voor als je ze in hun eigen taal aanspreekt. Ook dit draagt weer bij aan die zo belangrijke vertrouwensrelatie. Niet alleen levert dit je het respect op van je gesprekspartner, maar hij zal zich ook minder ongemakkelijk voelen als je zijn Engels niet begrijpt. Als je veel zakendoet met deze landen, is het wellicht een goed idee om een Spaanse of Italiaanse talencursus te volgen. Die investering verdien je vrijwel zeker dubbel en dwars terug.

5. Bevestig je afspraak

Het vooroordeel dat Italianen en Spanjaarden het niet zo nauw nemen met het maken van afspraken klopt niet. Sterker nog: ze plannen juist erg graag vooruit. Zo is een afspraak in Spanje pas definitief als deze ruim van tevoren is bevestigd. Wat wel klopt is dat het afgesproken tijdstip een rekbaar begrip is. Als je een afspraak voor 16:00 uur hebt gemaakt, kun je je zakenpartner ergens tussen 15:45 uur en 16:20 uur verwachten. Zorg er dus voor dat je ruim op tijd bent en raak niet geïrriteerd als je afspraak wat later komt opdagen.

6. Sla een goed figuur

In de Italiaanse cultuur draait alles om ‘la bella figura’. Ook bij het zakendoen. Trek dus een nette en goed zittende outfit aan voor je zakelijke afspraak. Zo laat je je Italiaanse zakenpartner zien dat de afspraak belangrijk voor je is. Kom dus niet in een spijkerbroek met een slobbertrui naar de onderhandelingen over een opdracht, want dan kun je er gegarandeerd naar fluiten.

Zoals je ziet verschilt zakendoen in landen als Duitsland, Italië en Spanje nogal van het zakendoen Nederland. Zo zijn Duitsers wat formeler in de omgang en de communicatie, terwijl Italianen en Spanjaarden veel waarde hechten aan een persoonlijke relatie. In dit hoofdstuk gaven we je enkele tips over wat je wel en niet moet doen tijdens een zakelijke afspraak. Zelf doen we ook al jaren zaken met het buitenland en als communicatiespecialisten weten we precies wat je moet doen om over de grens succesvol te zijn. Natuurlijk delen we die kennis graag met je!

Meer weten over succesvol internationaal handelen? Neem dan contact op met de vertaal- en lokalisatiespecialisten van AgroLingua!